Blog

Vergaderen… 
...bron van plezier?
Zie jij je teamvergadering ook liever wat leuker, energieker en productiever? 
Hier zijn alvast 7 verrassend eenvoudige tips:

1. Voorzie een muziekje

Vreemd? Bij het toekomen van de deelnemers of tijdens een opdracht een muziekje opzetten is een aanrader. Wanneer je naar muziek luistert, komen er allerlei stoffen vrij  vrij in je hersenen, waaronder dopamine, één van onze ‘gelukshormonen’. Een goedgekozen nummer breekt het ijs, zorgt voor sfeer, ontspanning en welbehagen. 

2. Start met een opwarmer

Maak tijd voor een ‘check-in’, waardoor je medewerkers loskomen van waar ze mee bezig waren en in ‘hier en nu’-modus raken. Opwarmers zorgen voor verbinding.

-   Stel een verrassende vraag. Deelnemers antwoorden met één zin of één woord, bijvoorbeeld: “Wat heb je de afgelopen 14 dagen geleerd?” 
-   Kijk samen naar een inspirerend filmpje. Deze zijn alvast leuk ‘Ali B een Nederlandse rapper over persoonlijke ontwikkeling’ of ‘Arnout Vandenbossche over ‘emailen’.
-   Doe iets actiefs zoals blad-steen-schaar, stoelendans of een yoga-oefening.

3. Wissel van plaats

Is het je ook al opgevallen dat mensen op vergaderingen vaak op dezelfde plaatsen gaan zitten, naast dezelfde mensen? Doorbreek deze gewoonte. Stel bijvoorbeeld voor dat iedereen na de pauze op een andere plaats gaat zitten. Bespreek met je team hoe je het wisselen van plaatsen meer wil inbouwen in de toekomst.

4. Werk met een lege stoel

De stoel kan fungeren als middel om een kwaliteit of rol die in het team niet aanwezig is op te laten nemen.

“In ons team ontbreekt het soms aan daadkracht. We blijven steken in argumentatie. Door de lege stoel kan iedereen die aanvoelt dat het tijd is om een discussie af te ronden dit aangeven door letterlijk op de stoel van de beslisser te gaan zitten.”

5. Vraag vooraf om input

Bespaar kostbare tijd door vooraf je medewerkers naar hun ideeën of mening te vragen. Via digitale tools is dit heel eenvoudig. Bijvoorbeeld padlet. Dit is een online prikbord. Je post een vraag en teamleden reageren met tekst, documenten, afbeeldingen en links. Functies zoals ‘likes’ en ‘comments’ maken het interactief.

6. Bouw beweging in 

Continu stilzitten is ‘dodelijk’ voor je vergadering. Staand vergaderen is hiervoor een mooi alternatief, maar in de praktijk niet altijd even haalbaar. Zorg voor minstens één bewegingsmoment in je vergadering. Dat kan bijvoorbeeld door de deelnemers iets vooraan op te laten schrijven of de deelnemers met elkaar te laten overleggen.

“Op onze eigen teamoverleg leidde een brainstorm ertoe een actieve pauze in te lassen. Enkele teamleden engageerden zich om voor elke teamvergadering ‘iets’ te voorzien. Wie wil doet mee. De organisatoren maakten er een wedstrijd van. ‘12 maanden = 12 uitdagingen’. Gaande van een kahoot-kwis ‘kennis van de sector’ tot ‘ballonnen plooien’."

De collega’s van het Instituut voor Gezond Leven wijdden hier een hele site aan. 

7. Kies voor een extra touch

Bedenk samen met je team welke kleine extraatjes nog meer energie kunnen geven op de vergadering. Samen lunchen na de vergadering, teamleden die niet op dezelfde locatie werken 10 minuutjes voor beginuur laten toekomen zodat er ook tijd is voor onderling contact, verjaardagen vieren, een mop van de dag, collega in de kijker, een gastspreker uitnodigen,… maken dat je goesting krijgt om deel te nemen aan het teamoverleg.

Wil je aan de slag met één van deze tips ? Doen! Een leukere vergadering werkt motiverend en leidt tot een grotere betrokkenheid en participatie.

Meer info en tips over vergaderen vind je hier op de website waardevolwerk.be.