Blog

In 2013 verzamelden we een bom informatie over hoe medewerkers uit de sector hun werk ervaren. Wat valt op bij het bekijken van de resultaten? De sector barst van de gemotiveerde medewerkers met een hoge werkdruk en tijdsgebrek. Toch bevinden ze zich nog te vaak op vergaderingen die ze zelf zinloos vinden.

"De niet zo efficiënte vergadercultuur zorgt er soms wel voor dat ik het idee heb tijd te verspillen." (52j., algemeen welzijnswerk)

"Soms heb ik het gevoel dat we zoveel overlegmomenten hebben dat er te weinig tijd is voor het werk met de jongeren/dossiers." (30j., jeugdhulp)

Vier ergernissen, hun oorzaken en hun oplossingen:

Ergernis 1: Wat doe ik hier eigenlijk?

"Op het werk kijk ik het meeste op tegen de teamdag waarop een hele dag praktische zaken besproken worden waarmee ik weinig of niets te maken heb". (59 jaar, gehandicaptenzorg)

"Op het werk kijk ik het meeste op tegen al de vergaderingen! De helft van de vergaderingen zijn herhaling van andere vergaderingen. Qua slechte invulling van arbeidstijd gesproken." (30j. gehandicaptenzorg)

Mogelijke oorzaken:

• Het doel van de vergadering en de mogelijkheid tot inbreng zijn voor de medewerker niet duidelijk.
• De medewerker zit op een vergadering waarbij de onderwerpen geen impact hebben op het werk.

Jouw goede voornemens:

• Doe (samen) de denkoefening: is de vergadering het enige moment waarop collega's elkaar ontmoeten? Wil je er daarom niet van af? Een klassieke vergadering waar iedereen formeel op z'n beurt wacht om iets in te brengen dat in een verslag wordt gegoten, verbetert niet noodzakelijk het contact tussen collega's. Doe eens iets anders?

• Misschien kan je agendapunten zo clusteren dat bepaalde medewerkers slechts voor een deel van de agenda aanwezig hoeven te zijn.

• Zorg dat je bij elk agendapunt een doelstelling hebt én voor iedereen duidelijk welke inbreng van hen verwacht wordt. De voorzitter (die heb je toch!?) bewaakt dat deze wordt behaald.

• Heb je de neiging bij problemen te blijven hangen? Besluit samen dat de voorzitter best streng mag zijn.

Ergernis 2: waar zijn we mee bezig?

"De meeste werktijd wordt wel nuttig besteed, de vergaderingen kunnen alleen wel efficiënter. Dit komt waarschijnlijk doordat we in een zelfsturend team zitten met veel verschillende karakters die allemaal hun zegje willen doen. Een oplossing heb ik hier niet echt voor. Over het algemeen helpt een dominante, harde voorzitter :-). Maar hoewel het dan sneller gaat, voelen mensen zich misschien niet gehoord." (35j., socioculturele sector)

Mogelijke oorzaken:

• Deelnemers komen te laat.
• Deelnemers bereiden zich niet voor. Jullie verzanden in herhaling.
• Het verslag is dode letter. Is er überhaupt wel een verslag?

Jouw goede voornemens:

• Zorg dat iedereen telkens tijdig de agenda van de nieuwe vergadering en het verslag van de vorige vergadering ontvangt.

• Start de vergadering op het afgesproken tijdstip, ongeacht de laatkomers. Als je telkens wacht, verspil je de tijd van de aanwezigen. Perfect recept voor een negatieve spiraal boordevol laatkomers, wachten en tijdverlies. Als je niet op tijd start, trek je dit voor de komende vergaderingen nooit meer recht...

• Lijst in je verslag telkens de to-do's op, en duid een verantwoordelijke aan per to-do.

• Overloop aan de start van de vergadering de to-do's uit het vorige verslag. Waarom werden bepaalde afspraken niet nagekomen?

Ergernis 3: We zijn nogal tetteraars...

"We kunnen heel goed met elkaar opschieten. Soms is het moeilijk om niet te blijven tetteren." (26 j., gezondheidsinstellingen en -diensten)

Mogelijke oorzaak:

• Shit... Leuke collega's... Wat fijn voor je!

Jouw goede voornemens:

• Gaat het over het werk? Misschien ontbreekt er een platform om bepaalde zaken over de organisatie of cliënten te bespreken?Maak hier een agendapunt van.

• Gaat het over privézaken? Bij Vivo zaten we met ons team van vier personen ook even met dat probleem. Maar we installeerden een 'rondje gezond'. Voor de start van de vergadering loopt de voorzitter iedereen af om te zien of iemand iets van het hart moet. Positief, negatief,... het mag allemaal, maar de voorzitter houdt het binnen de perken. OK, het mag dan een tikkeltje melig klinken. Maar we weten nu bijvoorbeeld wel meteen waarom iemand er wat stiller bij zit. We zijn een hecht team én werken efficiënt onze agenda af. Misschien kunnen jullie ook zoiets bedenken?

Ergernis 4: Geeuw!

Wat zijn we SAAAAAI! Door de saaiheid van de vergadering blijven deelnemers niet gefocust, blijft informatie minder hangen, kijkt iedereen tegen overleg op en ben je voor de rest van de dag lamgeslagen.

Jouw goede voornemens:

• Zijn jouw overlegmomenten zo droog als de Sahara? Besef dat dit niets is om trots op te zijn.

• Ook onze teamvergaderingen zijn lang. Echt lang! We vroegen een aantal collega's om telkens voor een ijsbreker of energizer te zorgen. Het liefst onderbreken we de droge vergadering even met iets waarbij we elkaar wat beter leren kennen of wat bewegen. Het lijkt een beetje gek, maar het maakt een groot verschil!

• Overweeg alternatieven: je kan bijvoorbeeld eens op een andere plek vergaderen?

Een laatste tip: zachte heelmeesters maken stinkende wonden. Als voorzitter heb je als taak de vergadering vooruit te doen gaan. Als deelnemers zich ergeren, dan snappen ze echt wel dat er eens streng gewerkt moet worden. Vervelend? Roterend voorzitterschap zorgt voor een gedeelde verantwoordelijkheid. En dan weet iedereen meteen wat het is...

Aan de slag?

• De Ambrassade stelde een nota Efficiënt en leuk vergaderen op. Niet alleen in de jeugdsector nuttig!
• Deze handige checklist kan je helpen jezelf te evalueren na een vergadering.
• Vigez werkte een vergaderbox gezond vergaderen uit. Check it!