leiding geven en krijgen
leiding geven en krijgen

Het exitgesprek

Neem ook eens een kijkje bij

Het exitgesprek

Een exitgesprek is een afrondend gesprek naar aanleiding van het vertrek van de medewerker. Dit gesprek draait om drie centrale vragen:

•             Hoe ervaarde de medewerker zijn tijd bij de organisatie?

•             Wat is de reden van vertrek?

•             Welke zaken moeten verbeteren?

Ongeveer de helft van het verloop is vrijwillig.  Het loont dus de moeite om te investeren in exitgesprekken. 

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Niet verplicht

Een exitgesprek is geen verplichting en je bent vrij om op dit gespreksvoorstel in te gaan. Het geeft je de mogelijkheid om met een propere lei afscheid te nemen. Dit geeft zowel voor jou als voor je werkgever een beter gevoel.

Geen gewoonte

Vertrek je binnenkort en zijn exitgesprekken geen gewoonte? Stel het dan zelf voor.

Ligt je leidinggevende mee aan de basis van je gesprek?

Vraag dan om dit gesprek met iemand anders te houden. Dit kan bijvoorbeeld iemand van de personeelsdienst of een andere leidinggevende zijn.

Neutraal

Hou het gesprek neutraal. Het gaat er niet over wie gelijk had. Laat eerder weten welke verbeterpunten er nog zijn voor de organisatie

Beste gesprekspartner

Schat zelf in of je de beste gesprekspartner bent voor dit overleg. Vermoed dat je dat je mee aan de basis van het vertrek ligt, vraag dan aan iemand van de personeelsdienst om dit over te nemen.

Basisvoorwaarden

Basisvoorwaarden voor een goed gesprek:

  • Bereidheid van de medewerker om dit gesprek te voeren
  • Ongestoord praten op een rustige plek
  • Vertrouwelijkheid
Voor wie het gesprek voert (directie of personeelsverantwoordelijke).


  • Plan het gesprek een week voor vertrek. Voorzie ongeveer een uur voor dit gesprek.
  • Leg de bedoeling van het gesprek uit aan de vertrekkende medewerker. Geef mee dat het gesprek voornamelijk om deze drie centrale vragen draait:
    • Hoe ervaarde de medewerker zijn tijd bij de organisatie?
    • Wat is de reden van vertrek?
    • Welke zaken dienen er te verbeteren?
  • Voorzie tijd om je voor te bereiden.
    • Zet op een rij hoe de loopbaan van de werknemer er uitzag
    • Hou rekening met wat je verwacht te horen van je  werknemer  (klachten, positieve elementen). Bedenk vooral neutrale vragen.
  • Laat het gesprek om deze drie centrale vragen draaien
    • Heb je nog bijkomende vragen? Stel dan vooral neutrale vragen.
    • Laat de werknemer aan het woord. Ga niet in discussie. Luister vooral actief.
    • Vat het gesprek kort samen. Bedank de medewerker voor zijn inzet en het openhartige gesprek.
  • Hoe ervaarde de medewerker zijn tijd bij de organisatie?
  • Wat is de reden van vertrek?
  • Welke suggesties heeft hij om zaken te verbeteren?
HR-beleid

Neem exitgesprekken op in het HR-beleid. Zo zorg je er voor dat iedere vertrekkende medewerker de mogelijkheid heeft tot gesprek. 

personeelsverantwoordelijke of coördinator begeleid

Een exitgesprek wordt het best door een personeelsverantwoordelijke of coördinator begeleid. De direct leidinggevende is minder aangewezen hiervoor omdat deze persoon al wel eens mee aan de basis van het vertrek kan liggen.

Vertrouwelijkheid

Garandeer de vertrouwelijkheid van het gesprek. Laat weten wat er met de informatie zal gebeuren. Anders zal de vertrekkende medewerker niet geneigd zijn vrijuit te spreken.

Actiepunten

Komen er bepaalde actiepunten uit dit gesprek naar voor. Bekijk dan hoe je deze zaken verder opneemt binnen het HR-beleid en voorkom zo verder verloop. 

Afsluiten van werkperiode

Exitgesprekken zijn ook nuttig voor medewerkers die met pensioen gaan of een tijdelijk contract hebben. Ook voor hen vormt dit een afsluitend moment voor hun werkperiode bij de organisatie.