Er zijn verschillende soorten gesprekken met een specifieke invulling tussen de leidinggevende en de medewerker. Deze gesprekken hebben een heel positieve impact op het welzijn van beide partijen als ze goed worden ingezet. Gesprekken zijn een middel om de relatie tussen de medewerker en leidinggevende of organisatie te bevorderen vanuit een visie rond een deelaspect van het organisatiebeleid. Ze staan niet los van elkaar. Verschillende gesprekken hangen aan elkaar, binnen een weloverwogen visie op leiding geven en organisatiebeleid.
Een eerste soort gesprek is een gewoon informeel gesprek op een alledaags moment op het werk. Onderschat het belang van deze momenten niet. Medewerkers en leidinggevenden kunnen willekeurige ontmoetingsmomenten aangrijpen als een moment om iets aan te kaarten zonder het te veel gewicht te geven. Door informele ontmoetingen leren medewerkers en leidinggevenden elkaar beter kennen, wat de drempel voor het aankaarten van sommige thema’s lager maakt. Je weet ook veel beter hoe je een boodschap best brengt als je elkaar kent. Het is geen goed idee om bepaalde thema’s pas aan te snijden wanneer er sprake is van functionerings- of evaluatiegesprekken. Lees hier over het belang van informele gesprekken.
Verder zijn er natuurlijk inhoudelijke vergaderingen waarop er contact is tussen beiden rond een inhoudelijk thema. Een belangrijk aandachtspunt is daarin wel eens rolduidelijkheid. Lees hier meer tips over vergaderen.
En dan zijn er een aantal gesprekken met een specifieke invulling. Een concreet onderwerp en een aanleiding of terugkerend karakter. De namen van deze gesprekken worden in organisaties niet altijd gebruikt zoals hieronder beschreven. Dat is niet erg, zo lang de inhoud van de gesprekken goed is en het doel voor beide partijen duidelijkheid is. Werk zoveel mogelijk op maat van je eigen organisatie(cultuur).
Hieronder een overzicht van de verschillende formele gesprekken die op voorhand worden ingepland met een duidelijk doel. Deze gesprekken zijn niet altijd even netjes gescheiden. Zo kan het loopbaangesprek makkelijk geïntegreerd worden in het functioneringsgesprek. Ook hier weer, meestal niet problematisch. Kijk wel uit voor het verschil tussen functionerings- en evaluatiegesprekken! Het functioneringsgesprek gebeurt op voet van gelijkheid en openheid in twee richtingen. In een evaluatiegesprek is ruimte voor de inzichten van de deelnemers, maar staat het functioneren van de medewerker centraal.
Klik op het gesprek voor meer tips, informatie en handige tools!
| Regelmaat / aanleiding | Onderwerp | |
Jaarlijks of om de 2 jaar | Een open en constructief gesprek over het functioneren van zowel medewerker als leidinggevende in de periode tussen 2 gesprekken. | |
Dit soort gesprekken worden normaal enkel gevoerd wanneer er zich problemen voordoen in het functioneren van de medewerker, of wanneer er beloningen of sancties vasthangen aan geleverde prestaties. Dat is quasi nooit het geval in de social profit. In sommige organisaties gebeurt dit op regelmatige basis als onderdeel van het personeelsbeleid. | De evaluatie of balans van het functioneren van de medewerker. | |
Naargelang de nood bij de medewerker of als vast thema in een functioneringsgesprek. | De loopbaan van de medewerker. | |
Dit kan één of tweejaarlijks. Eventueel als vast thema in een functioneringsgesprek. | Het ontwikkelingsplan van de medewerker. Een planning om de competenties en vaardigheden van de medewerker aan te scherpen. | |
Verzuimgesprekken vinden meestal plaats naar aanleiding van een hoger dan gemiddeld ziekteverzuim van de medewerker. Dit kan ook anders, zoals bijvoorbeeld verzuimgesprekken in geval van een lager dan gemiddeld verzuim. | Het verzuim van de medewerker. | |
Een afrondend gesprek naar aanleiding van het vertrek van een medewerker. |
| |
Een gesprek na een langdurige afwezigheid van een medewerker, zoals ziekte, bevallingsrust of tijdskrediet. |
|
Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien.
Om de gesprekken goed voor te bereiden kan je gebruik maken van verschillende templates. Je vindt ze onder de verschillende gesprekken terug. Vraag je leidinggevende of er een template beschikbaar is. Maak vervolgens een lijstje met de verschillende zaken die je wilt bespreken.
Zorg dat je iets doet met de feedback en afspraken uit deze gesprekken. Zorg voor realistische verwachtingen na afloop.
Wees je bewust van je lichaamstaal bij deze gesprekken. Je gezichtsexpressie en open of gesloten houding kunnen de interpretatie van de boodschap sterk bepalen.
Een groot deel van deze gesprekken bestaat uit feedback geven. Op een correcte manier feedback geven is niet evident. Bekijk daarom zeker onze tips over dit thema!
Wees duidelijk over de doelstellingen van de gesprekken.
Bereid je gesprekken goed voor. Daarvoor kan je verschillende templates gebruiken. Je vindt ze onder de verschillende gesprekken terug.
Denk na over de locatie van het gesprek. Is een formele werksetting nodig, of zal een informele setting het gesprek vlotter laten lopen? Jouw bureau of een eerder neutrale vergaderzaal?
Maak duidelijke afspraken en zet die in een schriftelijk verslag.
Formele gesprekken creëren verwachtingen. Zorg dat je iets doet met de feedback en afspraken uit deze gesprekken. Zorg voor realistische verwachtingen na afloop.
Als leidinggevende kan het erg intens zijn veel gesprekken op korte tijd te moeten voeren. Laat je niet overweldigen door een grote hoeveelheid gesprekken. Spreid ze liever in de tijd, dan dat je ze niet doet of dat je niets met de resultaten doet.
Wees je bewust van je leidinggevende stijl en communicatiestijl en de invloed ervan op de gesprekken.
Een groot deel van deze gesprekken bestaat uit feedback geven. Bekijk zeker onze tips over dit thema.
Wees duidelijk over de doelstellingen van de gesprekken.
Zorg voor een duidelijk beleid rond deze gesprekken. Een gelijkvormig beleid voor alle medewerkers is rechtvaardig.
Maak duidelijke afspraken en zet die in een schriftelijk verslag.
Verzorg je boodschap en blijf niet hangen in een probleem. Ga voor geweldloze communicatie. Een beter begrip van jezelf en de ander zorgt er voor dat je sneller tot een oplossing komt. Lees hier onze tips over geweldloos communiceren.
De Stichting Innovatie & Arbeid vuurde de Werkbaarheidsmonitor (2013) op leidinggevenden af. Hier vind je het rapport.
Download fileDeze downloadbare versie van Spic & Span bundelt 25 methoden om groepsgesprekken efficiënter en speelser te maken.
Een hulpmiddel bij het brainstormen, discussiëren, feedback geven, plannen en evalueren! Gratis te downloaden vanop de site van De Aanstokerij!
Meer info